Notes de frais : faire du Lean pour améliorer leur gestion
L’activité de conseil et les nombreux déplacements des coachs engendrent un volume important de notes de frais à traiter. Afin de réduire le temps passé sur ces tâches assez fastidieuses, l’équipe administrative d’Operae Partners a travaillé sur la VSM (Valeur Stream Mapping) du processus de notes de frais.
Pour cela, nous détaillerons les étapes qui nous ont permis de visualiser la « VSM as is » avec les premiers éléments de mesure. Puis celles qui nous ont menées à la “VSM to be” et comment nous sommes parvenues à réduire de plus de 30 % le temps consacré à la gestion des notes de frais.
Kadidiatou Niakaté est assistante comptable chez Operae Partners depuis deux ans, en charge de la comptabilité générale.
Au cours de ces dix dernières années, je me suis forgée une expérience professionnelle solide, j’ai développé mes aptitudes opérationnelles en effectuant diverses opérations comptables, telles que la gestion des notes
de frais, le contrôle des opérations bancaires, la facturation, la gestion des stocks et la clôture des comptes annuels (bilan et compte de résultat).
Au sein d’Operae Partners, j’ai participé avec Sarah et la secrétaire générale à la mise en place de Mooncard, un système de dématérialisation des notes frais, qui nous a facilité la gestion.
Par ailleurs je suis bénévole dans trois associations dont deux qui ont pour but de lutter contre les violences faites aux femmes et aux enfants.
Sarah Noumi est assistante administrative et chargée de l’ADV chez Operae Partners.
J’assiste la secrétaire générale ainsi que l’assistante comptable dans les domaines de la comptabilité, le commercial ainsi que l’administration des ventes. Parmi mes différentes missions, on retrouve une tâche importante qui n’est autre que la gestion des notes de frais qui, très souvent, s’avère être une tâche laborieuse dans les entreprises.