Une usine située dans une belle et grande région, autrefois reconnue pour ses composants électroniques de haute précision, fait face à une crise sans précédent. Les retards de production sont devenus monnaie courante, la qualité des produits fluctue dangereusement, et la productivité connait un déclin qui semble inexorable.
Dans ce climat de crise, les employés sont démoralisés, les clients mécontents, et l’avenir de l’usine semble à tous de plus en plus sombre, incertain.
C’est dans ce climat difficile qu’un jeune directeur, Luc, est nommé à la tête de cette entreprise.
Dès son arrivée, il se rend compte que pour redresser l’usine, il faut un changement radical de la culture et des pratiques de gestion.
Inspiré par son expérience en Lean Management, il propose la création d’une salle obeya, qu’il surnomme “La Vigie”, une salle dédiée à la gestion collaborative des performances.
Pour que cette salle devienne le cœur battant de l’usine, il est crucial de choisir les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents et alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de redonner du sens au travail de chacun et d’apporter une vision claire.
Une démarche collaborative
Bien conscient que l’implémentation d’une salle obeya[1] représente un tournant décisif dans sa quête de performance, il sait que sa mise en place doit être fondée sur une démarche collaborative, impliquant activement toutes les parties prenantes de son entreprise (un prérequis, essentiel pour garantir l’adhésion de l’ensemble des équipes et maximiser les bénéfices de cette initiative).
Ainsi, pour s’assurer que les KPI répondent aux besoins de tous, Luc organise une série d’ateliers avec les différentes parties prenantes de l’usine : opérateurs, superviseurs, ingénieurs, responsables de la maintenance, et managers.
Les ateliers permettent d’organiser les bonnes discussions afin de comprendre les besoins spécifiques de chaque groupe, le contexte et les challenges spécifiques et de définir les objectifs globaux de l’usine.
Les ateliers permettent également de concevoir l’aménagement de la salle, les outils et supports visuels à utiliser, et les modalités de fonctionnement, et de familiariser les acteurs avec les objectifs et les bénéfices de cette « Vigie ».
Des leaders naturels au sein des équipes ont été identifiés et formés, afin de soutenir les équipes lors de la mise en place et lors du fonctionnement de la salle.
Une rigueur autour des protocoles de pilotage
Luc sait que pour le bon fonctionnement de sa salle obeya, la tenue et le bon fonctionnement des rituels jouent un rôle central (objectif des réunions et fréquences prédéfinis).
« La vigie » prend donc vie autours de 3 rituels :
1 – Un standing meeting quotidien de 15 minutes avec un représentant de chaque équipe (production, qualité, logistique,) avec pour objectif de faire un point rapide sur les progrès, identifier les difficultés et afin de proposer des solutions immédiates.
2 – Une réunion hebdomadaire d’une heure avec les différents chefs de projets, les responsables de départements et la direction avec pour objectif un suivi détaillé de l’avancement des projets, analyse des KPI hebdomadaires afin de pouvoir prévoir les ajustements stratégiques nécessaires.
3 – Une réunion mensuelle stratégique de 2 heures avec les équipes dirigeantes et les différents responsables de services avec pour objectif de revoir les objectifs mensuels afin d’évaluer les performances globales et d’anticiper et planifier les initiatives projets à long terme.
La mise en place de la salle obeya « La Vigie » a transformé les managers présents dans cette usine depuis de nombreuses années dans leur manière de gérer les opérations et a conduit à une amélioration spectaculaire des performances dans les différents secteurs de l’entreprise.
En favorisant la communication, la transparence, la collaboration et une approche proactive face aux problèmes, Luc a permis à cette entreprise en difficultés de revenir sur le devant de la scène, d’atteindre des résultats qui semblaient inatteignables aux yeux de tous.
Cette expérience confirme l’importance des principes Lean dans la mise en œuvre de la stratégie sur le terrain, en condition réelle.
Nathalie Bouyat
La suite de l’histoire est à lire ici
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[1] Obeya = grande salle, inspirée des pratiques du Toyota Production System
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